Déménagement de locaux professionnels
Périmètre : Déménagement de locaux professionnels
Code CPV principal : 601000000-9
Cette fiche est réalisée en collaboration avec le cabinet EPSA, spécialisé en achat hors production.
Le déménagement d’entreprises concerne tous les types de locaux professionnels ou publics : usines, ateliers, bureaux, archives, laboratoires, cabinets, musées, etc. Seule une centaine d’entreprises en France, principalement en Île de France, interviennent sur ce segment de marché.Déménager est souvent synonyme de changement dans les habitudes des salariés. Cela génère du stress. Compte tenu des enjeux financiers et sociaux, il convient de préparer minutieusement cet achat.
Marché
Le marché est composé de différents acteurs intervenant sur des champs d’action particuliers.
Acteurs
Focus marché – faits marquants
Les sociétés de déménagement sont très concentrées en Ile-de-France mais elles peuvent cependant avoir des agences sur tout le territoire.
En moyenne, une entreprise déménage tous les trois à cinq ans, le taux de déménagement étant plus élevé pour les grandes entreprises que pour les PME-PMI. Un déménagement dure en moyenne 3 jours et s’effectue généralement la nuit ou le week-end dans un rayon inférieur à 50 km.
La demande des entreprises en services de déménagement a cru fin 2010 pour deux raisons majeures : la hausse des transactions de bureau en Ile-de-France (+20%) et l’accroissement de l’investissement dans l’immobilier des entreprises.
Principaux fournisseurs sollicités par les organismes de Sécurité sociale
Classement par ordre alphabétique
DÉMÉNAGEMENTS LE GARS
GIBERGUES
GOLFI
SARL ORGANIDEM
RIVES DICOSTANZO
UGAP
Entreprise VINCENT SULLY
Extrait de la base de recensement des marchés de l'Observatoire de l'Achat
Cadre réglementaire d'exercice de la profession de déménageur
Le secteur du déménagement est soumis à la réglementation du Transport routier de marchandises (TRM) dont les fondements législatifs figurent dans la loi du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs, dite « LOTI ». Cette loi vise à faire respecter par la profession du TRM l’ensemble des réglementations économiques et sociales en vue d’assurer une meilleure compétitivité du transport routier français face à la libéralisation de l’accès au marché dans l’Union Européenne.
Une entreprise de déménagement doit être inscrite au registre des transporteurs et doit respecter trois conditions :
1° L’honorabilité professionnelle :
Elle assure l’absence de condamnation délictuelle des responsables légaux de l’entreprise ainsi que le directeur de son activité de transport ou d’infractions notamment aux réglementations du transport, du travail et de la sécurité routière.
2° La capacité professionnelle :
Cette attestation de capacité est obligatoire pour les entreprises utilisant des véhicules d’un poids maximum autorisé supérieur à 3,5 tonnes. Elle peut être obtenue par trois voies différentes : l’examen, l’expérience professionnelle validée, les diplômes.
3° La capacité financière :
Elle consiste pour l’entreprise à disposer d’un certain montant de capitaux propres en rapport avec le nombre de véhicules qu’elle utilise.
De leur coté, les donneurs d’ordre ont pour obligation de faire appel à des déménageurs professionnels en cas de déménagement.
Typologie d'achat
La prestation achetée est fonction du degré d’implication du déménageur lors du déménagement.A noter que toute prestation est soumise aux accès techniques et aux moyens d'élévation disponibles dans les locaux.
Type de prestations | Descriptif | Prestation assurée par le déménageur |
|---|---|---|
Prestation de base | L'ACHETEUR : l'entreprise organise le déménagement. Elle trie, identifie et met en carton les archives, documents et petits objets. Elle se charge du déménagement et de la réinstallation du parc informatique. Elle se charge de porter à la déchetterie le vieux mobilier et les déchets papier, déballez les cartons et de ranger le tout. LE PRESTATAIRE : il démonte, emballe, transporte, déballe et remonte les meubles. | Transfert d’un poste de travail (bureau, armoire, meuble bas, 3 sièges et téléphone) |
Prestation moyenne | L'ACHETEUR : L'entreprise organise le déménagement. Elle trie les documents, et se charge de porter à la déchetterie le vieux mobilier et les déchets papier. Elle déballe les cartons et range le tout, réinstalle le parc informatique. LE PRESTATAIRE : il identifie, étiquette, met en carton et transporte les archives, documents et petits objets, - se charge du déménagement du parc informatique, - démonte, emballe, transporte, déballe et remonte les meubles. | Emballage et déballage des documents (1 mètre linéaire = environ 35 kg et 1/5 d'armoire) |
Déconnexion et reconnexion du matériel informatique | ||
Prestation supérieure | L'ACHETEUR : vous ne vous occupez de rien : vous quittez un local et prenez possession du nouveau local, entièrement rééquipé. LE PRESTATAIRE : il se charge du déménagement tout entier, organisation y compris. | Inventaire du mobilier à déménager |
Transfert d’un poste de travail, avec protection des matériels et des équipements, leur transport physique et la remise en ordre sur le site d'arrivée distant de moins de 35 km. |
Indicateur marché
Évolution de l'indice INSEE
Indice proposé jusqu'à décembre 2013 : Indice de chiffre d'affaires en valeur - Services de déménagement (NAF rév. 2, niv. sous classe poste 49.42Z) - Série CVS-CJO - base 100 en 2005 - Identifiant 001566542
Nouvel indice proposé à compter de janvier 2013 : Indice de chiffre d'affaires en valeur - Services de déménagement (NAF rév. 2, niv. sous-classe poste 49.42Z) - Série CVS-CJO - Base 100 en 2010 - identifiant : 001658794
Prix pratiqués sur le marché
Type de prestations | Coût marché | Coût organisme | Coût centrale d'achat |
|---|---|---|---|
Prestation de base | Entre 110 € et 180 € | ----- € | ----- € |
Prestation moyenne | De 5 € à 10 € le mètre linéaire | ----- € | ----- € |
De 20 € à 40 € par poste | ----- € | ----- € | |
Prestation supérieure | De 75 € à 130 € par poste | ----- € | ----- € |
Entre 220 € à 300 € | ----- € | ----- € |
NB : les prix varient en fonction des volumes commandés et des conditions de livraison.
Décomposition du coût
Le prix de revient d’un déménagement se décompose en cinq postes. Le coût de la main d'œuvre représente 70 % du coût de revient d’un déménagement.
Leviers d'optimisation et bonnes pratiques achats
Il existe différents leviers d'optimisation associés à différentes bonnes pratiques achats. Ces leviers sont à actionner à des moments spécifiques du processus achat.
La stratégie achat
En fonction du montant du marché, deux possibilités s'ouvrent aux acheteurs en matière de procédure de passation de marché : appel d'offre ou MAPA.
Ceux qui ne souhaitent pas lancer de procédure de marché peuvent recourir à une centrale d'achat (par exemple : l'UGAP).
Le processus achat
Leviers et bonnes pratiques
Définition du besoin | Identification des critères de sélection | Point d'optimisation | Sécurisation du contrat |
Fourniture de plans, en précisant les accès (parkings, sorties de secours, ascenseurs…). Inventaire des volumes et des quantités du matériel à déménager. La période d'exécution des opérations (planning, calendrier). La liste des prestations demandées au déménageur (emballage, protection, déballage, débarras, etc...). Les prestations souhaitées en amont du déménagement (inventaires détaillés, plans d'implantation...). Les éventuelles procédures qualité à respecter. Il est conseillé de rédiger un cahier des charges, respectant la norme Afnor NF X50-815 intitulée «Aide à l'élaboration du cahier des charges et des solutions techniques». | Affiliation à l’Association Française de Déménagement d’Entreprise est une garantie pour le donneur d’ordre. Evaluer le bien fondé de l'offre en comparant le volume déchargé par homme au ratio de la profession. Identifier les mesures prévues pour la valorisation des déchets. Identifier les mesures sécuritaires mises en place (balisage, habillement du personnel...). Identifier la capacité à être force de proposition et suggérer des solutions aux problématiques particulières de l'entreprise. |
| Signature de la « lettre de voiture du déménagement », signée par les 2 parties au départ, elle peut servir à l'état des lieux des biens à l'arrivée. Réclamation des documents réglementaires : extrait K-Bis, déclaration URSSAF, certificat d'inscription au registre des transporteurs routiers, ... Assurance et responsabilité. En fonction de la valeur transporteur il conviendra de souscrire une assurance complémentaire. Le déménageur n'est tenu d'assurer vos biens que dans la limite de 230 à 305 € par m3. |
Points de vigilance
L'acheteur ne doit pas oublier que les distributeurs de boissons, copieurs, matériel sanitaire, etc. doivent, lors d'un déménagement, être déplacés par les fournisseurs eux-mêmes.
Il ne faut pas oublier de préciser si d'autres corps de métiers (électriciens, informaticiens, archivistes…) seront présents pendant les opérations, si certaines prestations seront déléguées au déménageur avant le jour J.
les rations de productivité de la profession
Prestation | m3 par homme et jour |
Déménagement interne sur le même niveau sans rupture de charge, pas d’ascenseur, pas de monte charge ni de marche (manutention et roulage) | 18 à 20 m3 par homme et par jour. |
Déménagement interne avec ascenseur (sur des niveaux différents) | 15 à 17 m3 par homme et par jour |
Déménagement externe avec moyens d’élévation, accès facile | 9 à 10 m3 par homme et par jour |
Déménagement externe accès difficile (le départ ou l’arrivée) | 8 m3 par homme et par jour. |
Achat responsable
Exemples d'actions
Les achats de papier bureautique intègrent une logique environnementale et sociale : faire appel à des fournisseurs proposant des produits qui réduisent l'impact sur l'environnement et employant du personnel dans le respect des clauses sociales.
Déménagements groupés | Certains prestataires lance une offre de prestation verte avec des voyages dits « organisés» et «groupés». Le déménagement groupé consiste à rassembler différents déménagements. Quant au voyage organisé, il permet à une entreprise de bénéficier du trajet retour d'un autre déménagement. Un voyage groupé réduit les émissions de CO2 de 10 à 40 %. |
Valorisation des déchets | Le mobilier peut être revendu sur le marché de l’occasion. Les matériaux valorisables (bois, plastiques, déchets industriels, etc.) sont quant à eux envoyés vers des sites spécialisés de démantèlement. |
Cartons réutilisables et recyclables | Veuillez à l’utilisation de cartons 100% recyclables.Il existe des cartons réutilisables jusqu’à 30 fois. |
Parc de véhicules | Certains prestataires s’engagent à renouveler leur parc de camion tous les 7 à 10 ans pour bénéficier des avancées technologiques sur les dispositifs dépolluant et sur les économies d’énergies.Instaurer la formation des chauffeurs à l’éco-conduite. |
Lutte contre le travail dissimulé | Vérifier si le fournisseur a mis en place :
Dans tous les cas de sous-traitance, vous devez demander les deux documents suivants :
|
Don de mobilier | Si l’entreprise ne souhaite pas conserver son mobilier elle peut en faire don à des associations. |
Certifications, labels et normes
Certains papetiers apposent des écolabels sur leurs produits. Les seuls labels crédibles sont ceux conformes aux normes ISO 14020 et 14021. Les différents labels certifiés sont :
Nom (label ou certification) | Logo | Descriptif |
Certification ISO 14001 |
| Cette certification valide la mise en place d'un management environnemental au sein des structures |
Certification ISO 9001 | Cette certification valide l'organisation fonctionnelle et opérationnelle au sein des structures. | |
AFNOR - NF SERVICE | Signe de reconnaissance et gage de confiance, la marque NF Service rassure les consommateurs ou les professionnels dans leur choix. Elle distingue les meilleurs services. |
Outils, liens pratiques
Loi du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs, dite « LOTI »http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=LEGITEXT000006068730&dateTexte=20081128
Association française du déménagement d'entreprises (AFDE) http://www.demenagementdentreprises.fr/chiffres.html
La chambre syndicale du déménagement http://www.csdemenagement.fr/espace-presse/le-secteur-du-demenagement.html
13 entreprises membres de l'Unifa (Union nationale des industries françaises de l'ameublement) ont créé Valdelia (Valorisation des déchets liés à l'ameublement) http://valdelia.org/
Lexique
>> Accès départ / livraison : Une ramette de papier contient 500 feuilles. Une ramette de papier A4 standard 80g pèse 2,5 kg.
>> Colisage : Action de mise en colis de la marchandise.
>> Cubage : Le volume du déménagement permettant de dimensionner les moyens humains et matériels.
>> Déclaration de valeur : Lors de votre déménagement, vous recevrez un document type pour déclarer la valeur globale et la valeur maximum de chaque objet.C'est un document indispensable qui sera la base du montant garanti en cas de détérioration de vos biens.
>> Assurances ad valorem : Cette assurance couvre les risques au delà de l'assurance de base et les risques exclus.
>> Garde meuble : Local de stockage permettant de déposer vos meubles pour une durée déterminée.
>> Lettre de voiture : Document mis dans le véhicule, reprenant toutes les informations relatives au déménagement en cours. elle comporte la déclaration de fin de travail, elle est signée 2 fois, au chargement et en fin de déménagement.
>> Ripeur : Ouvrier manutentionnaire, non spécialisé.
>> Licence de transport : Autorisation délivrée par l'administration permettant de transporter des marchandises d'autrui.
>> Zoning : Désigne l'action de diviser des espaces en zones distinctes, bien délimitées.
