Mobilier de bureau
Périmètre : Mobilier de bureau.
Code CPV principal : 3019000-3.
Cette fiche est réalisée en collaboration avec le cabinet EPSA, spécialisé en achat hors production.
Quel que soit le contexte (réorganisation, déménagement, réassort), l'achat de mobilier de bureau est soumis à de nombreux enjeux : économiques, techniques, ergonomiques, humains,...
L’espace de travail est un critère fondamental de bien-être pour les salariés (48%) après les relations avec les collègues. Suivent l’absence de bruit (27%), puis l’éclairage et la qualité de l’aménagement du bureau (27%).Le baromètre Actineo / SOFRES 2011 indique que 32% des salariés jugent que l’aménagement de l’espace de travail est important, du point de vue de leur bien-être (86%), de l’efficacité (80%) et enfin de la motivation (72%).
Marché
En France, le marché du mobilier de bureau emploie environ 8 000 salariés répartis dans 570 entreprises.
Acteurs
Focus - faits marquants
Septembre 2013 : La quatrième édition du « Guide des Bonnes Pratiques » de Génie des Lieux est sortie (prix TTC : 25€). Il propose une approche méthodologique relative à la mise en œuvre et la conduite d’un projet d’aménagement qui est mise à jour chaque année en fonction des évolutions du métier et de l’environnement. Des avis d’experts sur 7 thèmes comme le développement durable, l’organisation, la sécurité, la conciergerie ou les espaces verts,… ont été retenus. Pour plus de renseignement sur : http://www.geniedeslieux.com/
Tendance actuelle observée dans les entreprises françaises :
augmentation des espaces ouverts
optimisation du ration nombre de m² pour un poste de travail
augmentation des services de proximité (réunion, box, détente...)
disparition des bureaux à retour
Intégration des différents équipements mobilier dans un concept unique et cohérent (cloison, plan de travail, éclairage, rangement, bureautique...)
Le numéro 1 du marché français de mobilier est Steelcase.
Principaux fournisseurs sollicités par les organismes de Sécurité sociale
Classement par ordre alphabétique
CPLUS DIFFUSION
ELLIPSE
KINNARPS
MAJENCIA-SAMAS FRANCE
PRO BUREAU AMENAGEMENT
PSA AMENANGEMENT
SAINT ETIENNE BUREAU
SAMAS OFFICE
TB AMENAGEMENT
Extrait de la base de recensement des organismes de Sécurité sociale
Les habitudes d'achat des organismes de Sécurité sociale
Une enquête auprès d'une centaine d'organismes de Sécurité sociale menée en septembre 2012 a montré que :
Les organismes de plus de 300 salariés établissement majoritairement à une politique de renouvellement de leur mobilier, à contrario les organismes de taille plus petites achètent au coup par coup.
Les organismes recourent peu à la mutualisation.
Le prix (37%) et la qualité technique (32%) sont les critères les plus importants au moment de l'achat.
Au delà de la période de garantie, la maintenance et les opérations de réparation sont assurées, à 60% par les organismes eux mêmes.
Le budget moyen annuel HT est de 46 400 € HT. Allant de 27 400 € HT pour les organismes de moins de 300 salariés à 124 800 € HT pour les organismes de plus de 1000 salariés.
Le prix moyen d'un poste de travail est de 800 € HT. Les organismes achètent du mobilier de moyenne gamme.
Typologie d'achat
La Famille « mobilier de bureau » peut se subdiviser en 4 sous catégories :
Sous catégories | Descriptif |
|---|---|
Bureaux et tables | - Bureaux administratifs : mobilier de bureau modulaire, bureau réglable, call center - Bureaux de direction : mobilier de direction - Salles de réunion : tables, tables de conférence, tables pliantes |
Sièges | - Sièges bureautiques, sièges de direction, sièges visiteurs, sièges techniques |
Rangements | - Armoires, caissons, meubles à tiroirs, rangements rotatifs, rayonnages |
Autres | - Banques d'accueil, chauffeuses canapés, tables basses, cloisons... |
Indicateur marché
Évolution de l'indice INSEE
L'INSEE publie un indice relatif au prix à la production des meubles de bureau et de magasin.
Indice de prix de production de l'industrie française pour le marché français - Prix de base - CPF 31.01 - Meubles de bureau et de magasin - Référence 100 en 2005 - (FB0D310100) - Série arrêtée . identifiant : 001569671
Indice proposé jusqu'au 31/12/2012 : Indice de prix de production de l'industrie française pour le marché français - Prix de base - CPF 31.01 - Meubles de bureau et de magasin - Référence 100 en 2005 - (FB0D310100) - Série arrêtée . identifiant : 001569671
Année | 2006 | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Indice | 101, 6 | 104 | 105,8 | 105,9 | 105,4 | 107,4 | 109.3 |
Nouvel indice proposé à compter de janvier 2013 :
Prix pratiqués sur le marché
Mobilier de bureau | Prix marché | Prix Centrale d'achat | Prix organisme | Prix moyen |
|---|---|---|---|---|
Armoire rideau 198x120 - 4 tablettes structure et tablette en tôle d'acier - fermeture à rideaux | 389 € | 421 € | 453 € | 421 € |
Table de réunion - 4 personnes stratifiée - diamètre 110 - pieds tubes | 315 € | 359 € | 324 € | 332 € |
Fauteuil de travail avec accoudoirs : qualité ISO 9001 - structure dossier en poly propylène - revêtement en tissu | 209 € | 224 € | 219 € | 217 € |
Bureau compact 90° asymétrique 160x120x80x60 | 371 € | 539 € | 567 € | 492 € |
Les prix sont variables en fonction de la qualité du produit. Le tableau ci-dessus présente une gamme moyenne.
Décomposition du coût
Décomposition du coût d'un poste de travail
Plan de travail : 400 € HT
Siège : 250 €
Rangement associé au poste : 300 € HT
Armoire : 300 € HT
Soit un total de 1 500 € HT par poste de travail
Il a été observé, en septembre 2012, que le coût total d'un poste de travail d'un organisme de Sécurité sociale s'établissait autour de 800 € HT (résultats suite à enquête par échantillon).
Le prix de chaque élément inclut plusieurs postes :
Leviers d'optimisation et bonnes pratiques achats
Il existe différents leviers d'optimisation associés à différentes bonnes pratiques achats. Ces leviers sont à actionner à des moments spécifiques du processus achat.
La stratégie achat
Les acheteurs peuvent utiliser les procédures (appel d'offres ouvert, appel d'offres restreint, MAPA) en fonction des quantités et de la politique achat de l'organisme ; soit un marché à commande unique, soit un marché à bon de commande.
L'harmonisation de son parc mobilier est un avantage dans le cas de réaménagement des locaux.
Le regroupement entre organisme permet quant à lui de diminuer les coûts de gestion liés à la procédure de marché.
En marché mobilier, à partir d'au moins 200 postes de travail, on peut obtenir des réductions très importantes de 20 à 40 % vis-à-vis des fabricants.
Au regard des habitudes d'achat des organismes et de leurs besoins spécifiques, les organismes ont tout intérêt à privilégier des contrats-cadre, non pas pour agir sur les prix mais pour augmenter la qualité des achats, avoir un éventail de gammes plus large ainsi qu'accéder à plus de services.
Le processus achat
Leviers et bonnes pratiques
Visibilité des consommations | Construction du dossier de réponse | Identification des critères de sélection qualitatifs | Force de proposition du fournisseur |
Réaliser des plans détaillés des zones de travail. Indiquer les besoins pour chaque zone de travail : définir l'utilisation qui sera faite du mobilier par le collaborateur (ex: réunion, travail collaboratif, stockage, ...) et les équipements nécessaires (rangements, cloisons, table de réunion...). Cette étape est essentielle pour définir le type de produit adapté (ex : certains mobiliers individuels non adaptés en mode open space) et optimiser les gammes de produits en fonction de l'utilisation réelle. | Il est essentiel de construire un cahier des charges techniques le plus précis possible. Voici des exemples d'éléments : Demander au fournisseur : • un descriptif complet des solutions techniques proposées : nature des matériaux, dimensions, configuration et arrangement des éléments, références • les normes de fabrication (justificatifs inclus) • une notice détaillée en français et un plan détaillé de montage qui permettra de commander et monter les pièces de rechange. Fournir au fournisseur la référence des éléments existants ; en effet les gammes de mobilier proposées devront s'intégrer parfaitement au mobilier actuellement utilisé. | Pour chaque produit, le fournisseur doit répondre aux éléments suivants : • normes et ergonomie (certif ications, labels) • confort et fonctionnalité : réglage dossier et hauteur siège, ajouter des d'extension au bureau... • sécurité : fourniture des procès verbaux de tenue au feu avec la "classification M" de chaque composant • esthétique : couleur, type de tissu et échantillon, type de revêtement, piétement • durée de vie, entretien et garantie : le nombre d'années de la continuité de fabrication de la gamme • SAV : délai d'achat des pièces détachées, délai d'intervention des réparations • livraison : les délais | Il est conseillé de demander systématiquement au fournisseur une alternative appelée la plupart du temps « produit de substitution ». Il s'agit d'un produit répondant aux caractéristiques minimales du client mais présentant une réelle alternative : matériaux, économique, agencement, fonctionnalités, marque distributeur.....De plus, il est toujours intéressant de faire appel à la capacité d'aménagement des espaces des fabricants et distributeurs pour optimiser l'utilisation des locaux. |
Formule de révision marché : exemple de formule
P= Po (0,20 + 0,80 (S/SO))
P = prix révisé
Po = prix avant révision
S = valeur de l'indice mobilier de bureau en bois – CPF 31.01 – marché français – identifiant FM0D 3101030005M (indice pro INSEE) du dernier indice (provisoire ou définitif) connu à la date de révision.
So = valeur de l'indice mobilier de bureau en bois – CPF 31.01 – marché français – identifiant FM0D 3101030005M (indice pro INSEE) du mois de l'établissement des prix
Achat responsable
NOUVEAUTE
Publication de l'Arrêté du 26 décembre 2012 portant agrément d'un organisme ayant pour objet de contribuer et de pourvoir à la gestion de déchets d'éléments d'ameublement en application de l'article R. 543-252 du code de l'environnement
Extrait article 1 : "En application de l'article R. 543-252 du code de l'environnement, la société Eco-mobilier, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 538 495 870, est agréée..."
Éco-mobilier est un éco-organisme à but non lucratif, agréé par le ministère de l’Écologie, qui organise la filière de collecte et de valorisation du mobilier usagé, par le réemploi, la réutilisation, le recyclage ou encore la production énergétique. Sans équivalent en Europe, Éco-mobilier a été créé par les professionnels de l’ameublement afin de répondre aux obligations de recyclage en maîtrisant la transition écologique de leur secteur. Éco-mobilier est une réponse à l’attente d’une consommation responsable et à la nécessité d’accroître fortement les moyens de recyclage et de valorisation du mobilier usagé.
Les volumes concernés sont très importants : chaque année, on estime qu’environ 1,7 million de tonnes de produits mobiliers arrivent en fin de vie, soit environ 26 kg par habitant, l’équivalent de 170 fois la tour Eiffel. Sur ce total, en 2011, 3 % environ ont été réemployés ou réutilisés, au travers des réseaux de l’économie sociale et solidaire et seulement 23 % ont été recyclés. Pour le reste, 22 % ont été incinérés et 55 % mis en décharge.
Exemples d'actions
En adéquation avec les objectifs de Développement durable de l’Institution, les achats de mobilier tiennent compte des préoccupations environnementales et sociales (notamment dans la gestion du mobilier en fin de vie).
Utilisation de matériaux et composants sans risques | Privilégier les matériaux recyclables. Privilégier les produits facilitant le démontage simple : colle utilisée permettant l'arrachement du chant sans résidu du bois, permettant le recyclage du panneau de particules. Privilégier les fournisseurs proposant dans leur offre la récupération du mobilier en place. Privilégier les fournisseurs mettant en place une politique de recyclage, revalorisation ou réutilisation des produits arrivant en fin de vie. Identifier les processus de destruction si aucune valorisation n'est possible. |
Gestion des déchets | Privilégier les fabricants ayant mis en place des plans de gestion des déchets. Récupérer les chutes provenant de la découpe des panneaux de particules : récupérées pour le chauffage interne ou de tiers. Récupérer les chutes métalliques pour le fabricant d'acier.Récupérer les chutes de fabrication pour recyclage. Récupérer les produits peints non conformes : démontage et tri sélectif pour recyclage, revalorisation ou réutilisation. |
Évaluation de l’empreinte écologique des fournisseurs | Identifier l’engagement des fournisseurs : politique et actions mises en place :
|
Optimisation du poste logistique | Il est rappelé que le poste logistique est un poste à fort enjeu environnemental : Identifier les actions mises en place par le fournisseur pour optimiser les émissions de CO2 et consommation d'essence relatif à ce poste : optimisation des tournées, camions remplis, cartons et emballages optimisés, formation éco-conduite, ... |
Optimisation de la fin de vie du produit | Privilégier les matériaux recyclable. Privilégier les produits facilitant le démontage simple : colle utilisée permettant l'arrachement du chant sans résidu du bois, permettant le recyclage du panneau de particules. Privilégier les fournisseurs proposant dans leur offre la récupération du mobilier en place. Privilégier les fournisseurs mettant en place une politique de recyclage, revalorisation ou réutilisation des produits arrivant en fin de vie. Identifier les processus de destruction si aucune valorisation n'est possible. |
Préservation de la santé du personnel | Utiliser les produits les moins dangereux possibles (matériaux, composants, non inflammables, avec sécurité, …). Le mobilier de bureau, son ergonomie et son confort ont un impact sur les conditions de travail de chaque collaborateur. Selon une enquête TNS Sofres (décembre 2009), 94% des salariés estiment que l'aménagement de l'espace et le mobilier de bureau sont des facteurs déterminants pour se sentir bien sur son lieu de travail. |
Documents relatifs au Développement durable publiés au sein de l'Institution
Espace Développement durable de l’Institution : http://extranet.ucanss.fr/portail/portal/default/PDeveloppementDurableNC
Accès direct Plan Cadre : http://extranet.ucanss.fr/contenu/public/EspaceDeveloppementDurable/developpement_durable_securite_sociale/6_responsabilites_plan_cadre/00_preambule.html
Certifications, label et normes
Il existe différents labels, certifications ou normes relatifs au mobilier :
Nom (label ou certification) | Logo | Descriptif |
|---|---|---|
NF Environnement |
| L'apposition de ce logo sur le mobilier garantit : - la qualité et la durabilité du mobilier (solidité, durabilité, sécurité, conformité aux normes, ....) - la limitation des impacts sur l'environnement tout au long du cycle de vie (limitation de l'énergie de transformation liée aux matériaux, absence de métaux lourds dans les produits de finition, marquage pour faciliter le recyclage, ....) La marque NF ENVIRONNEMENT appliquée aux produits d'ameublement, en particulier au mobilier de bureau doit répondre aux exigences de la marque « NF Bureau Sécurité Confortique » ainsi qu'à divers critères écologiques relatifs aux matériaux, à l'emballage par exemple ou au site de production (COV, rejets liquides...) |
NF Bureau Sécurité Confortique |
| Cette norme garantit le respect des normes françaises au niveau de : - l'adaptabilité et l'ergonomie, - la sécurité, - la sécurité électrique, - le comportement au feu, - la solidité et la durabilité, - la performance des finitions, - la performance des composants. |
Foresct Stewardship Council (FSC) |
| Le FSC est une organisation créée en 1993 qui assure un suivi du bois depuis la forêt jusqu'au point de vente. Les forêts sont gérées durablement de façon à garantir leur renouvellement et leur bonne santé. Le bois provenant de ces forêts est clairement identifié par ce logo. |
Program for Endorsement of Forest Certification Shemes (PEFC) |
| Du même type que le FSC, le PEFC est plus récent. Son but est de créer un cadre commun à l'ensemble de ses adhérents afin de promouvoir la gestion durable de la forêt. Le bois provenant de ces forêts est également identifié par ce logo. |
Label Oeko-Tex | Créé au début des années 90, ce label dédié au textile (que l'on peut retrouver sur une housse de siège ou de canapé) ne porte que sur la partie textile du meuble. Depuis 1992, Oeko-Tex Standard 100 s'est développé en règlement international de protection du consommateur dans la filière textile. Le système Oeko-Tex garantit que les textiles testés et certifiés respectent ainsi les seuils réglementaires de substances pouvant nuire à la santé. On peut le trouver sur un textile de recouvrement de canapé, mais il est clairement limité aux seules parties textiles du produit. | |
Boucle de Möbius | Ce logo indique la teneur en matières recyclées. Les bonnes pratiques de l'utilisation de ce logo sont régies par la norme ISO 14021 et il n'existe aucun contrôle sur la véracité des chiffres avancés |
Outils, liens pratiques
http://www.unifa.org/ : UNIFA, Union Française des Industries Françaises de l'Ameublement
http://www.fcba.fr/accueil.php : FCBA, Forêt Cellulose Bois Ameublement
http://www.economie.gouv.fr/daj/recommandation-relative-au-mobilier-bureau, recommandation de la
http://www.infoburomag.com/mobilier.aspx , actualités du marché
http://www.actineo.fr/ : Observatoire Actineo de la qualité de vie du bureau
http://www.lefigaro.fr/assets/pdf/enquete_tns_fdr.pdf , décembre 2009
Lexique
>> Classification M : en sécurité incendie, la « réaction au feu » et la « résistance au feu » sont deux choses différentes. Elles sont codifiées au niveau national et européen de manière très réglementée. La réaction au feu est la représentation d'un matériau en tant qu'aliment du feu (combustibilité, inflammabilité) définie par la classe M.
>> Jeune habitat : le terme est apparu au début des années 80, suite à un bouleversement profond du marché. Avant 1980, quand un couple “s'installait”, il achetait ses meubles pour la vie. Après 1980, les générations post-68 ont commencé à se dire qu'un meuble pouvait parfaitement se remplacer, selon la mode ou les âges de la vie.
Aujourd'hui, l'expression “jeune habitat” fait référence à la fois à un style de meubles mais surtout à un trio de marques enseignes : Fly (créée en 1978), Ikea (premier magasin français créé en 1981) et Alinéa (enseigne du groupe Mulliez, née en 1989). Les trois enseignes fonctionnent sur les mêmes principes de base : un positionnement d'entrée et milieu de gamme, une offre très large, des prix accessibles, une vente en libre-service.
Ces acteurs proposent aujourd'hui une gamme de mobilier de bureau et une offre spécifique aux entreprises.
>> Montage : il s'agit de la prestation d'assemblage des différents éléments constituant un meuble. Cette prestation est prise en charge par le fournisseur et inclut également le retrait des cartons et papiers d'emballage.
>> Ergonomie : l'ergonomie d'un poste de travail est l'ensemble des caractéristiques du mobilier permettant une utilisation avec le maximum de confort, de sécurité et d'efficacité.
