Papier bureautique
Périmètre : Papier utilisé lors de vos impressions, copies et fac - tous grammages - tous types de papier (papier recyclé, certifié, papier à fibres vierges ou à fibres mixtes) – hors éditique
Code CPV principal : 30190000-7.
Cette fiche est réalisée en collaboration avec le cabinet EPSA, spécialisé en achat hors production.
En France, le marché des papiers à usage graphique est le 1er secteur de l'industrie papetière : 5 millions de tonnes consommées – plus de 6 milliards de chiffre d'affaires.
Le papier est de loin le premier consommable des bureaux : cartons et papiers représentent 70 à 85% du tonnage des déchets générés par les entreprises ! Paradoxalement, l'essor de l'informatique et du courrier électronique s'est traduit par une augmentation de la consommation de papier à usage interne. En effet, les courriels, documents de travail et autres informations recherchées sur Internet sont bien souvent imprimés plutôt que d'être lus sur l'écran de l'ordinateur. La consommation de papier en France atteint aujourd'hui 70 à 85 kg de papier par employé de bureau et par an (soit près de trois ramettes par mois !)
Marché
En France, le marché des papiers à usage graphique est le 1er secteur de l'industrie papetière : 5 millions de tonnes consommées – plus de 6 milliards de chiffre d'affaires.
Il existe plusieurs acteurs sur ce marché :
Acteurs
Focus marché – faits marquants
Mai 2014 : le papier copie A4 est en hausse sur le marché français
>> pour mémoire :
Mars 2014 : sur le front des prix des pâtes à papier, la tendance générale reste à la stabilité.
Le marché du papier est toujours confronté à une stagnation de la consommation d'une part pour ne pas dire récession et à une profonde mutation de sa destination et utilisation. Les difficultés persistantes de l'économie durant 2013 ont continué à affecter la consommation de papier. Les plans de restructuration et les mesures pour réaliser des économies touchent entre les entreprises cherchant à retrouver de la rentabilité.
Septembre 2013 :
Chez les fournituristes, la variation du prix de la ramette de papier (A4/80 g) sur un an, est nulle.
Avec son offre Recy'go, La Poste propose aux entreprises un service de collecte et de recyclage des papiers de bureau en mettant à disposition des salariés des Eco'belles à destination des papiers usagés. En France, plus de 1 000 entreprises se sont déjà engagées avec La Poste.
Avril 2013 : Fin de la promotion sur le prix de la ramette A4/80g.
Mars 2013 : Le prix de la ramette A4 /80g Qualité B connaît une baisse exceptionnelle de 20% chez les fournituristes.
Depuis octobre 2011, le prix de la ramette (A4 – 80g) connaît un prix tendant légèrement vers la baisse. Cependant les prix de l'énergie et des matières premières importées flambent et on peut s'attendre à un redémarrage de l'inflation.
En Mai 2011 : le prix de la ramette (A4 – 80g) a connu une variation de +9,3% sur un an pour la qualité B et a connu une variation de +7,2% pour la qualité C.
Le mois de mai 2011 marque plutôt une trêve dans les hausses de prix pour ce qui concerne les grandes sortes de papiers et cartons.
A partir du mois d'Août 2011 où les prix des matières premières ont commencé à reculer. Le prix de la pâte a continué à baisser de semaine en semaine (tout en restant à un niveau élevé et en va de même pour les papiers récupérés.
Principaux fournisseurs sollicités par les organismes de Sécurité sociale
Classement par ordre alphabétique
AGENPA
ALTERBURO DISTRIBUTION
ANTALIS
INAPA
MALNENAYDE
MERICO DELTA PRINT
PAPYRUS
UGAP
XEROS
Extrait de la base de recensement des marchés de l'Observatoire de l'Achat
Typologie d'achat
Il existe aujourd'hui 3 principaux critères de sélection : le prix, les qualités propres du papier (critères techniques) et le service (stockage, livraison et suivi).
Trois niveaux de qualité sont reconnus par l'ensemble de la profession. Le tableau ci-dessous fait le lien entre les différentes qualités, le type d'utilisation et les différents critères techniques (inscrits sur la fiche produit de chaque papier).
La blancheur du papier s'exprime par un chiffre. Plus le chiffre est élevé, le le papier est blanc et lumineux !
les grammages
50 et 60 g/m² : spécial mailing. Grammages écologiques, économisent de l'énergie (transport) et utilisent 25% de matières premières en moins.
70 et 75 g/m² : spécial grands tirages. Grammages écologiques, moins de matières premières utilisées.
80 g/m² : pour les impressions et copies quotidiennes.
90 g/m² : idéal pour les impressions recto verso grâce à une meilleure opacité.
100 et 110 g/m² : pour les documents de présentation grâce à une meilleure tenue.
120 à 150 g/m² : pour couvertures et impressions de grands à-plats couleurs. Au delà de 220g/m2, il s'agit d'une catégorie des cartes et des cartons.
Utilisation du papier
Les papiers multifonctions : À usage quotidien, ils sont utilisés pour des applications simples (fax, mail, copies, brouillons…) ou pour des travaux plus sophistiqués (rapports, présentations…). Ils offrent une polyvalence d'impression garantie sur les copieurs, les imprimantes laser et jet d'encre. La distinction majeure réside dans le niveau de blancheur. Pratique : un seul papier pour tout type d'utilisation.
Les papiers laser : Etudiés pour résister à la chaleur du système d'impression laser d'un copieur ou d'une imprimante. Aucune déformation de la feuille en sortie machine. Idéal pour des sorties rapides de textes ou graphiques couleurs.
Les papiers jet d'encre : Un traitement spécifique de surface permet un séchage rapide de l'encre et un excellent niveau d'absorption pour obtenir des couleurs vives. Idéal pour des impressions riches en couleurs ou à-plats.
Les papiers couleurs : Ils dynamisent les communications, couleurs vives ou pastel. Excellente qualité d'impression.
Indicateur marché
Évolution de l'indice PAP'ARGUS
Pap'Argus actualise tous les mois les prix des principaux types de papier et carton du marché. Il représente l'indicateur parfait et précis pour le papier bureautique.
Ces prix sont définis à partir d'un panel qui rassemble les intervenants de la filière : papetiers, agents, distributeurs, transformateurs, imprimeurs, acheteurs et prescripteurs. Il représente l'indicateur parfait et précis pour le papier bureautique. Concernant le papier bureautique, il existe 2 indices : 1 pour le papier standard - Copie A4(B) et 1 pour le papier recyclé
Type de papier /Indices Pap'Argus avril 2014 | Non couchés ans bois Copie A4 (B) | Papier impression écriture 100% recyclée Copie A4 80% blancheur |
|---|---|---|
Fourchette basse | 840 | 920 |
Fourchette haute | 880 | 950 |
Fourchette moyenne | 860 | 935 |
Avril 2014 | Février 2014 | Nov. 2013 | Oct. 2013 | Sept. 2013 | Juillet 2013 | Mai 2013 | Avril 2013 | Mars 2013 | Nov. 2012 | Sept. 2012 | Mars 2012 | Déc. 2011 | Oct. 2011 | Mai 2011 | Oct 2010 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Fourchette moyenne | 860 | 830 | 840 | 840 | 840 | 840 | 840 | 840 | 840 | 840 | 840 | 830 | 835 | 850 | 880 | 875 |
Prix en euros HT de la tonne - NB : 1 ramette standard = 2,5 Kg (avec feuille = 80g)
La variation sur un mois est de 3,6% ; sur une année est de 2,4%.
Après plusieurs mois de stabilité, le papier "Copie A4 non couché sans bois" connaît en avril 2014 une augmentation.
Prix pratiqués sur le marché
Les prix indiqués sont en HT pour du papier certifié, livré en palette et au rez-de-chaussée (prix de départ).
Papier Standard
Qualité | Ramettes Office dépôt vendues par 5 Réf0391110 - Ref0321874 | Variation sur un mois | Variation sur un an |
|---|---|---|---|
B | 3,89 € | 0,0% | 0,0% |
C | 3,49 € | 0,0% | 0,0% |
Qualité | Prix marché - ramettes | |
|---|---|---|
Fourchette basse | Fourchette haute | |
A | 4,27 € | 5,41 € |
B | 4,35 € | 5,31 € |
C | 4,13 € | 5,19 € |
NB : les prix varient en fonction des volumes commandés et des conditions de livraison.
Retour d'expérience
Tarif obtenu par un organisme de Sécurité sociale de la région parisienne en mai 2013 : 4,94 € HT le mille pour du papier A4 Qualité B.
Décomposition du coût
La production de papier bureautique étant complétement automatisée, il n'y a pas de décomposition possible, du point de vue de l'acheteur, de prix à ce stade.
Le seul poste qui peut être séparé est le coût logistique qui est établi en fonction du déroulement de l'approvisionnement : quantités livrées et conditions de la livraison (à l'étage, dans les bureaux, par palette dans un site de stockage, etc.)
Le poste logistique varie selon le type d'approvisionnement et le stockage choisi. Par exemple si le papier est acheté et stocké par un fournisseur avec des délais de livraison de 24h à 48h alors le poids de la logistique s'approche de 10%.
Formule d'indexation du prix de la ramette
NOUVEAU PRIX RAMETTE = P0*RATIO INDICE + LOGISTIQUE
P0 : prix initial de la ramette livrée (contrat ou dernier devis)
Ratio Indice : ratio de l'évolution de l'indice de référence
Coût logistique : pas d'indexation car très variable selon la prestation, à négocier lors de chaque passation de marché.
Base consultation ou dernier devis | 100 | Base consultation ou dernier devis | = (840 X 100) / 840 soit 100 |
Fourchette basse | 820 | Fourchette basse | 820 |
Fourchette haute | 860 | Fourchette haute | 860 |
Prix moyen | 840 | Prix moyen | 840 |
Date Pap'Argus | Mai 2013 | Date Pap'Argus | Mai 2012 |
Les fourchettes de prix servent à déterminer le prix moyen et les évolutions des prix (évolution à imputer sur le dernier prix de la ramette).
La base de consultation = 100 (il s'agit du prix de la dernière commande).
Lors de la dernière commande, si le prix de la ramette = 3 ,80 € HT alors le prix indexé sera identique.
L'indice de la commande sera ainsi de 100.
Le calcul de ce nouvel indice permet de voir que le prix n'a pas depuis Mai 2012.
Leviers d'optimisation et bonnes pratiques achats
Il existe différents leviers d'optimisation associés à différentes bonnes pratiques achats. Ces leviers sont à actionner à des moments spécifiques du processus achat.
La stratégie achat
Plusieurs possibilités s'ouvrent aux acheteurs en matière de procédure à utiliser en fonction des quantités et de la stratégie d'achat de l'organisme ou du groupement :
un marché pour une commande unique avec 2 options possibles :
stockage chez le fournisseur et livraisons périodiques (attention : le coût du service logistique sera plus élevé),
stockage dans les locaux de l'organisme si ses locaux sont adaptés.
un marché à bons de commande d'une durée de 1 an par exemple et renouvelable plusieurs fois (3 renouvellements maximum).
un accord-cadre multi attributaire : ce contrat permet de remettre en concurrence régulièrement les fournisseurs pour obtenir les conditions les meilleures.
Pour les quantités importantes, les enchères inversées sont possibles.
Le processus achat
Leviers et bonnes pratiques
Visibilité des consommations | Rationalisation du panel de référence papier | Mise en concurrence régulière | Associer les clients internes au processus achat | Dématérialisation du processus achat |
Identifier les consommations : cette étape est importante car l'achat de papier est très diffus au sein de chaque service. Insister auprès des fournisseurs (distributeurs ou fabricants) pour qu'ils remettent un reporting détaillé des consommations (il est important de préciser cette demande au niveau du cahier des charges). | Rationaliser le panel des références papiers en se basant sur les besoins réels : visibilité essentielle des consommations. Identifier les besoins réels : Le service qui achète du papier jaune en a-t-il une utilité réelle ? Pourquoi ce service utilise du papier 100g alors que d'autres sont passés au papier 80g ? Communiquer aux clients internes les références retenues dans le marché. | Remettre régulièrement en concurrence le fournisseur. En fonction de l'évolution des indices, il peut être plus intéressant de dénoncer le marché et de le remettre en concurrence que d'appliquer l'indexation sur les prix. | Dans le cas de clients internes multiples : identifier des interlocuteurs qui seront des contacts privilégiés et piloter les achats en collaboration étroite avec ces interlocuteurs dans une optique optimale (évaluation qualitative et quantitative). | Les enchères inversées sont adaptées à cette famille. Les fournisseurs sont habitués à ce process. Le gain pouvant aller jusqu'à 10%. Le catalogue en ligne est possible si le papier est acheté auprès d'un fournituriste ; il peut y avoir gain sur la gestion des commandes et l'accès aux outils de reporting. L’utilisation de la carte d’achat permet une optimisation du processus de commande. L’utilisation de la carte d’achat permet une optimisation du processus de commande. |
Point de vigilance
Vérifier que le papier est compatible avec les systèmes d'impression : certains papiers sont incompatibles avec des machines de reprographie, d'où l'importance de prévoir une phase de test en interne sur les machines avant le choix définitif.
S'assurer des conditions de stockage pour une satisfaction optimale et pour éviter la déformation du papier et les bourrages :
empiler avec soin les cartons pour éviter de déformer les bords,
protéger le stock des changements de température et d'humidité pouvant altérer la qualité du papier :
conserver les ramettes entre 20 et 25°C, dans un lieu à l'abri des variations extrêmes de température et d'humidité,
stocker les cartons sur des étagères ou dans des armoires, pas directement sur le sol, pour limiter l'absorption d'humidité qui enroulera les feuilles,
ouvrir l'emballage seulement au moment de charger l'imprimante car il possède une macule qui protège contre l'humidité. Si une rame entamée n'est pas entièrement utilisée, la refermer avec un ruban adhésif ou l'envelopper avec un sac en plastique.
Contrôler la qualité : il existe parfois des écarts entre le produit commandé et le produit livré : grammage différent, nombre de feuilles manquantes dans une ramette. Des contrôles peuvent s'avérer utiles !
Prévoir une révision de prix : selon la stratégie de commande, il est possible d'intégrer sur le document contractuel du marché, les indices à appliquer et les données chiffrées en vigueur. Dans le cadre d'un marché sur plusieurs années, la révision peut intervenir à toute commande.
Formule de révision marché : exemple de formule
Prix révisé P=Po[0,15+0,15(S/So)+0.70(M/Mo)]
P : prix révisé hors taxe
Po : prix initial hors taxe
M : valeur mensuelle en euros de la tonne de ramette, publiée dans la revue professionnelle « Pap'argus » sous la rubrique – impression/écriture – copie A4 (qualité B) standard ou recyclé
S : valeur de l'indice du coût horaire du travail tous salariés – industries mécaniques et électriques publiée au bulletin mensuel de l'INSEE sous l'identifiant 0630215.
La variation des indices est appliquée de la façon suivante :
La valeur de l'indice initial (So) correspond au dernier indice connu, au mois d'établissement des prix,
La valeur de l'indice final (S) est celle en vigueur à la date de chaque révision au dernier indice connu,
La valeur Mo correspond au dernier prix en euros connu de la tonne de ramette au mois d'établissement des prix,
La valeur M est celle en vigueur à la date de chaque révision au dernier prix publié.
Périodicité d'application de la révision des prix : semestrielle.
Achat responsable
Exemples d'actions
Les achats de papier bureautique intègrent une logique environnementale et sociale : faire appel à des fournisseurs proposant des produits qui réduisent l'impact sur l'environnement et employant du personnel dans le respect des clauses sociales.
Réduction de la consommation de papier | Mettre en place des conseils et des fiches pratiques pour optimiser la rédaction, la diffusion et l'impression des documents. Choisir un grammage de papier inférieur. Ex : utiliser un papier 70g/m² au lieu de 80g/m² permet de diminuer de 14% la consommation pour un rendu qualitatif quasi identique. |
Utilisation de papier fibre recyclée | Le Papier recyclé est techniquement au point aujourd'hui. Ses caractéristiques (texture, opacité, densité, souplesse, ...) sont comparables à celles des papiers issus de pâtes standards. Le Bilan énergétique et écologique est favorable. En effet, la fabrication à base de papier recyclé nécessite environ 2 fois moins d'énergie, 5 fois moins d'eau et émet 2 fois moins de CO2 que pour le papier issu de fibre vierge. |
Utilisation de papier certifié FSC ou PEFC | Il est conseillé d’utiliser du papier issu de forêt gérée durablement : papier ayant les labels FSC (Forest Stewardship Council) / PEFC (Pan European Forest Certification). Mais pour certains types de papier, les produits recyclés sont rares, voire inexistants. |
Utilisation de papier non blanchi ou sans chlore | La décoloration de la pâte à papier avec du chlore ou des produits chlorés rejette des substances toxiques et non dégradables (AOX : composés organiques halogénés) dans les eaux usées des usines. Il est recommandé de choisir un papier non-traité – non blanchi ou blanchi sans chlore qui répond aux exigences techniques. |
Évaluation de l'empreinte écologique des fournisseurs | Identifier l'engagement des fournisseurs au niveau de sa politique écologique et des actions mises en place :
|
Optimisation du poste logistique | Le poste logistique est un poste à fort enjeu environnemental : Identifier les actions mises en place par le fournisseur pour réduire les émissions de CO2 et consommation de carburant relatif à ce poste : optimisation des tournées, camions remplis, cartons et emballages optimisés, formation éco-conduite, ... |
Gestion des déchets | Collecter les déchets papier pour le recyclage. |
Préservation de la santé du personnel | Utiliser les produits les moins dangereux possibles lors des différentes phases de production. Imposer le port de protections individuelles adaptées. Éviter les situations à risques. |
Politique en matière de RH | Vérifier si le fournisseur a mis en place :
|
Sensibiliser les salariés de l'organisme : préparer une communication présentant les bons réflexes environnementaux relatifs au papier.
Rappel : documents relatifs au Développement durable publiés au sein de l'Institution.
espace portail Ucanss - développement durable
accès direct au plan cadre institutionnel
L'ensemble des bonnes pratiques visant à optimiser la consommation de papier et à minimiser le risque écologique peut être diffusé à l'ensemble de vos collaborateurs via un guide ou une politique d'achat papier responsable.Les bonnes pratiques relatives à la communication de ce guide seront bien entendu diffusées sur l'intranet à l'ensemble des collaborateurs.
Certifications, labels et normes
Certains papetiers apposent des écolabels sur leurs produits. Les seuls labels crédibles sont ceux conformes aux normes ISO 14020 et 14021. Les différents labels certifiés sont :
Nom (label ou certification) | Logo | Descriptif |
Ecolabel Européen |
| L'apposition de ce logo sur le papier signifie que le produit a été fabriqué en utilisant des fibres recyclées spéciales, que les fibres vierges proviennent des forêts exploitées suivant les principes de la gestion durable et que les émissions de soufre et de CO2 dans l'atmosphère, ainsi que la pollution de l'eau, ont été limitées lors de la production. |
Ecolabel Nordique |
| Cet écolabel reprend les mêmes critères que l'écolabel européen. |
Ecolabel allemand (Ange Bleu) |
| Il s'agit ici d'un écolabel qui assure que le papier est fabriqué avec des fibres 100% recyclées et sans certaines substances dangereuses. |
Boucle de Möbius |
| Ce logo indique la teneur en matières recyclées. Les bonnes pratiques de l'utilisation de ce logo sont régies par la norme ISO 14021 et il n'existe aucun contrôle sur la véracité des chiffres avancés. |
Foresct Stewardship Council (FSC) |
| Le FSC est une organisation créée en 1999 qui assure un suivi du bois depuis la forêt jusqu'au point de vente. Les forêts sont gérées durablement de façon à garantir leur renouvellement et leur bonne santé. Le papier provenant de ces forêts est clairement identifié par ce logo. |
Program for Endorsement of Forest Certification Shemes (PEFC) |
| Du même type que le FSC, le PEFC est plus récent. Son but est de créer un cadre commun à l'ensemble de ses adhérents afin de promouvoir la gestion durable de la forêt. Le papier provenant de ces forêts est également identifié par ce logo. |
Outils, liens pratiques
Copacel, le site de la Confédération Française de l'Industrie des Papiers, Cartons & Celluloses (Informations diverses sur la filière)
Le papier, site du papier et de l'Industrie papetière française
le site de la nouvelle consommation (astuces écologiques - papier)
Lexique
>> Ramette de papier : Une ramette de papier contient 500 feuilles. Une ramette de papier A4 standard 80g pèse 2,5 kg.
>> Papier recyclé : Un papier recyclé comprend au moins 50% de fibres cellulosiques de récupération (papier-carton) qui proviennent de déchets de papier usagé. Ces déchets peuvent provenir de :
déchets de papeterie, avant consommation,
déchets non imprimés, avant consommation,
déchets imprimés, après consommation.
>> Papier certifié : Le papier certifié ou labélisé est un papier ayant obtenu un label écologique. Seuls les labels officiels garantissent la gestion durable de la forêt.
>> Papier à fibres vierges : Le papier à fibres vierges est composé de matières recyclant les sous produits de la fabrication du bois.
Les différents produits entrant dans la composition du papier à fibres vierges :
rondins de première éclaircie (40%),
rondins de cimes non utilisés pour le sciage (20%),
déchets des scieries (40%).
>> Papier à fibres mixtes : le papier à fibres mixtes se compose de 2 ou 3 types de fibres : fibres vierges, fibres recyclées et/ou fibres certifiées.
>> Papier non couché : Le papier non couché se présente à l'état naturel. Les fibres enchevêtrées sont simplement « collées » ou « surfacées » pour éviter l'absorption de l'encre.
Ce papier est destiné à des usages de communication et de bureautique : papier offset, papier à dessin, liasses et formulaires en continu, dossiers et couvertures, enveloppes, agendas, support auto copiant...
On distingue les papiers non couchés sans bois, fabriqués à partir de pâte chimique, et les papiers non couchés avec bois, fabriqués à partir de pâte mécanique.
>> Le papier couché : Le papier couché est apprêté par le dépôt d'une couche de talc ou de kaolin qui lui donne un bel aspect et des caractéristiques particulières d'impression. Il peut être " satiné ", " calandré ", afin de conférer à son aspect le brillant nécessaire à certaines impressions quadrichromie. Il peut se présenter tout simplement sous l'aspect mat, souhaité également pour le rendu de certaines publications.
